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Diez errores más comunes en el proceso de Compras
Durante las décadas del ochenta y el noventa, las tendencias más generalizadas apuntaron a reducir los inventarios y a suministrar lo necesario, en el momento necesario (“Just in time”).
Actualmente, el concepto de eficiencia para el área de Compras, pasa por generar el mayor valor para la empresa y margen para el negocio.
Adicionalmente, las áreas de Compras comenzaron a plantearse objetivos de suministro más sostenibles, buscando reducir el impacto ambiental, generando conciencia social en su entorno, sobre todo con los proveedores.
La incorporación de herramientas y novedades tecnológicas, como por ejemplo las Subastas Inversas, son claves para tener éxito. Por el dinamismo que tiene la actividad, siempre nos exige estar actualizados.
Realizadas estas aclaraciones, me gustaría señalar los errores más habituales que observo en la gestión de compras, para concientizar al respecto. Los errores típicos son:
- Comprar solo por precio: Al evaluar las diferentes propuestas, miran solo el precio, que es solo una parte a analizar, lo cual puede terminar costando caro.
Es importante hacer un análisis completo, que incluya además del precio, el plazo y la forma de pago, el flete, aspectos técnicos del producto y también relacionados al servicio y también tener en cuenta antecedentes comerciales del proveedor.
En resumen, es necesario analizar el COSTO TOTAL PAGADO, no el precio.
- No planificar las compras: Cuando no hay tiempo para analizar alternativas, proveedores potenciales, evaluar presupuestos y negociar, los resultados que se consiguen son pobres.
- No tener un área de compras preparada para gestionar el área de Compras: Dependiendo el negocio, hasta un 70% de los costos totales, son gastos de compras de insumos.
Por ello el área de Compras es un área estratégica que bien gestionada genera ingresos y margen al negocio. Es necesario concientizarse que debemos tener áreas de Compras preparadas, entrenadas y dedicadas exclusivamente a comprar profesionalmente y no solo “alguien honesto”, ya que esta es una condición necesaria, pero no suficiente.
- Comprar siempre a los mismos proveedores: sea por costumbre o comodidad, comprar siempre a los mismos proveedores lleva ineficiencias, aumento en el costo, baja en el servicio.
Es clave trabajar en el desarrollo de proveedores alternativos para las categorías de mayor incidencia económica, la más importantes y críticas.
Realizar compras ocasionales o dividir nuestro consumo en dos proveedores, asignándole un porcentaje menor al proveedor B, nos permitirá ir generando una relación comercial, monitorear la calidad y elevar nuestro poder de negociación a la hora de comprar.
Debemos realizar comparativas y sondeos de precios regularmente.
- Trabajar sin alertas de inventario, comprando de más o de menos: De una u otra forma, el error nos cuesta dinero, ya sea por tener stock inmovilizado, por tener que parar por falta de insumos. Gestionando los niveles de inventario podemos minimizar los excedentes y quiebres.
El stock máximo nos permitirá tener en el almacén la cantidad necesaria para cubrir la demanda contemplando el nivel de seguridad. Por su parte, el nivel mínimo nos alertará para realizar la reposición evitando la descompensación y quiebre.
Debemos conocer el punto de stock óptimo para optimizar tanto el espacio físico como nuestra capacidad financiera. Y debemos contrastar este dato, los lotes óptimos de venta que manejan nuestros proveedores.
- No tener objetivos ni tampoco indicadores.Una gestión sin indicadores hace imposible la medición de nuestro desempeño cotidiano. Lo que no se mide, no se puede gestionar ni tampoco mejorar. Debemos medir la gestión del área para saber dónde estamos parados.
- No realizar seguimiento de la Orden de Compra. Debemos monitorear el tiempo transcurrido entre el momento en que generamos una orden y el momento en que el proveedor la atiende, controlar su cumplimiento, ya que nos aporta información valiosa para la gestión de los proveedores, de los tiempos y necesidades de la empresa.
Además, el proceso de abastecimiento no termina en la orden de compra. Muchos compradores responden a los requirentes, que “la orden de compra ya ha sido generada y hay que esperar a que el proveedor la atienda”. Esta respuesta impacienta a todo requirente ante la falta de visibilidad.
- Carencia de políticas.Es importante tener activa una Política de Compras, que regule cuestiones básicas relacionadas con las solicitudes de pedido, los tiempos de entrega, la elección y evaluación de proveedores, cuestiones asociadas a los costos, entre otras.
- No realizar análisis y selección ordenada de proveedores: No todos los proveedores son iguales; por lo cual debemos realizar una evaluación integral de los mismos,que contemple precios y plazos de pago, la calidad del producto o servicio entregado, el valor añadido al producto, la logística y la capacidad financiera del proveedor entre otras cosas.
- No evaluar el desempeño de los proveedores y no ir a visitarlos.La evaluación de proveedores aporta información de calidad para tomar decisiones, negociar y optimizar nuestros recursos y optimizar nuestro propio desempeño.
Es importante hacer una evaluación anual a los proveedores estratégicos, que considere sus tiempos de gestión, cumplimiento en tiempo y forma, calidad y cantidad, competitividad comercial, riesgos, valor añadido, entre otros.
Por otra parte, debemos visitar las fábricas de los proveedores activos y potenciales, con el objetivo de analizar inventario, capacidad productiva, nivel de tecnología, normas de calidad/seguridad, inferir si tienen o no capacidad ociosa, etc.
