FUNCIONES Y TAREAS
Observo que en muchas empresas, se confunden las funciones y tareas del área de compras.
En algunas, se sobrecarga a dicha área con funciones netamente administrativas, que nada tienen que ver con compras, como por ejemplo el ingreso de remitos o facturas de proveedores en el sistema administrativo. En este caso, el problema es mayor, ya que por control por oposición Compras no puede negociar, comprar y luego manejar remitos, ya que no existiría control cruzado.
En otros, le asignan a compras tareas que «no tienen un dueño específico», como por ejemplo control de herramental, control físico del stock, generación de las solicitudes de pedidos, etc, descuidando funciones muy importantes, que si deberían hacerse en Compras.
Resumiendo, Compras arranca su gestión con una solicitud de pedido autorizada y podríamos decir que finaliza su gestión cuando el material o insumo llega a la fábrica (o el servicio se presta), es decir que incluye la activación hasta que llega.
Tampoco, como compradores, nos podemos desentender de la gestión del proveedor, el pago, el control de la gestión del área.
Resumiendo, las funciones más importantes de un áreas de compras son:
Optimizar el proceso de solicitud de pedidos, emisión y aprobación de la orden de compra.
Seleccionar proveedores, buscar alternativas, anticipar requerimientos.
Definir procedimientos y proceso de aprovisionamiento. Asegurar el funcionamiento eficiente de una empresa requiere de procedimientos claros y previsibles; por escrito.
Asegurar el flujo constante de materiales con la calidad adecuada, negociando precios y condiciones, gestionando inventarios, estandarizando compras, evitando desperdicios y revisando la logística de entregas y almacenamiento, entre otras buenas prácticas.
Gestionar relación con proveedores. Una compra no termina con la realización del pedido. Es fundamental realizar el seguimiento de órdenes y entregas, problemas de calidad, devoluciones, faltantes, pagos y otras situaciones que pueden afectar la concreción de una operación.
Enfocarse en actividades que generan valor: desarrollo de proveedores potenciales, negociación, cierre de acuerdos marco para las principales categorías, revisión de acuerdos.
Trabajar en reducciones de precios, plazo de pago y servicios añadidos.
Analizar las cantidades solicitadas, para evitar sobre stocks, que sólo representan gastos financieros/almacenamiento y evitar los quiebres de stock por mala planificación de las compras.
