Compras es un área con vocación de servicio interno, orientada a aprovisionar bienes y servicios a toda la organización, en tiempo y forma, cantidad y calidad, pagando por ello el menor costo total posible.
Es responsable de gran parte de los costos del negocio, pudiendo alcanzar hasta un 70% de los costos dependiendo el negocio. Por ello, puede aportar ahorros y eficiencia haciendo lo correcto: negociando condiciones comerciales, gestionando inventarios, estandarizando procesos, evitando desperdicios y revisando la logística de entregas y almacenamiento, entre otras buenas prácticas.
Actualmente, no se concibe al área de Compras como un departamento más, si no como el motor generador de ahorros, beneficios y de competitividad para la compañía.
Las áreas de Compras evolucionaron muchísimo en los últimos años y se han convertido en áreas estratégicas dentro de las empresas.
Lamentablemente observo que en la mayoría de las empresas Pymes, siguen manejándose con viejas prácticas, corriendo atrás de los pedidos de compras, activando insumos y repuestos sin anticipación, sin tener procesos claros, objetivos ni indicadores, descuidando la negociación. No trabajan en el desarrollo de proveedores, no negocian y, por ende, no son generadores de margen para el negocio. Rara vez cuentan con procesos documentados que muestren el modo de realizar las transacciones, como y cuando evaluar proveedores, como prospectar y seleccionar proveedores, Políticas de Compras, Viajes, etc.
La función de compras tiende continuamente a reinventarse. A medida que se vuelve más eficiente, se focaliza menos en lo rutinario y más en las actividades estratégicas de largo plazo, generadoras de valor que apuntan a mejorar el costo total pagado y la calidad.
A través de la coordinación e integración con otros departamentos, como Finanzas y Sistemas, Compras tiene cada vez mayor importancia en las compañías. En el segundo caso, porque el uso de la tecnología permite incrementar la eficiencia de área exponencialmente, automatizando las actividades no estratégicas, liberando tiempo para dirigir la atención hacia actividades más productivas. Ejemplo, la emisión de los reportes, supervisar y gestionar los proveedores, hacer controles cruzados de los datos de gastos para tomar decisiones óptimas de negocio.
Además de atender las solicitudes de pedidos compra y las emisiones de órdenes de compra, gestionando a los proveedores y requirentes, que es lo más visible, las áreas de Compras estratégicas, realizan las siguientes actividades:
- Definen políticas y procedimientos relacionados al proceso de aprovisionamiento.
- Analizan el gasto. Conocen perfectamente los insumos y servicios comprados, teniendo información sobre los proveedores, tecnologías, tendencias de precios, especificaciones técnicas, utilizando estos datos para identificar oportunidades de ahorro.
- Identifican los proveedores que ofrecen el mayor valor en cada caso. Conocen los aspectos clave, identificando las “palancas de ahorro”.
- Desarrollan nuevos proveedores y alternativas constantemente, anticipando requerimientos. Realizan seguimiento de precios y tendencias, para cerrar compras en momentos más oportunos, negociando el menor Costo Total pagado (precio, plazo y forma de pago, logística, servicios, intereses, otros). Buscan valor añadido.
- Gestionan los contratos de toda la empresa, componente clave para asegurar que los beneficios obtenidos en la negociación se mantengan a lo largo de la vida del contrato.
- Realizan anualmente el presupuesto de Compras, documentando los cambios que prevén en niveles de precios, materias primas y disponibilidad.
- Se involucran en el desarrollo de las especificaciones técnicas, aportando conocimiento especializado en relación a la disponibilidad de materiales, elementos de costos, etc.
- Colaboran y trabajan con sus proveedores clave, para el desarrollo de nuevas capacidades o productos que tiendan a mejorar la calidad o la reducción sostenible del costo.
- Analizan el Mercado de Proveedores para tener conocimiento sobre las categorías de compra y así tener una visión de los precios y cuestiones más importantes. Esto permite mitigar los riesgos y asegurarnos que estamos consiguiendo el mejor costo total.
- Son custodios de las cantidades solicitadas, para eliminar las «compras por las dudas», gasto evitable, sobre stocks. Evitan los quiebres de stock por mala planificación de las compras.
- Gestionan las relaciones con los proveedores. Es fundamental realizar el seguimiento de órdenes de compra y entregas, evaluando nivel de servicio, problemas de calidad, devoluciones, faltantes, pagos y otras situaciones que pueden afectar la concreción de una operación.
- Realizan evaluación de Proveedores, con el objetivo de mejorar el rendimiento del proveedor mediante la medición de los indicadores clave. Es una herramienta vital para la re negociación de contratos.
